1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, la société EUROPAYEXPERT met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que : – « client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de EUROPAYEXPERT ; – « contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec EUROPAYEXPERT mais qui n’est pas client (prospects, relations, partenaires, …) ; – « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est EUROPAYEXPERT ; – « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels EUROPAYEXPERT travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ; – « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ; – « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel.

Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

Pour satisfaire à ses besoins, EUROPAYEXPERT met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et contacts. La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information du Cabinet et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et contacts de EUROPAYEXPERT.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont EUROPAYEXPERT est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

De même, la politique ne vise pas les traitements mis en œuvre par les collaborateurs de EUROPAYEXPERT dans le traitement de leur clientèle personnelle.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par EUROPAYEXPERT ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre EUROPAYEXPERT et ses clients et contacts, notamment nos conditions générales d’intervention ou notre politique de cookies.

4. Principes généraux et engagement

Aucun traitement n’est mis en œuvre par EUROPAYEXPERT concernant des données de clients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

5. Types de données collectées

DONNÉES NON TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :

  • Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux
  • Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse postale, fax, …
  • Photo lorsque vous nous accordez ce droit (généralement prise à l’occasion d’événement)
  • Vie professionnelle
  • Vie personnelle (familiale ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier
  • Données bancaires si nécessaires

DONNÉES TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :

  • Données d’identification (IP)
  • Données de connexion (logs notamment)
  • Données relatives au consentement (clic) essentiellement pour les abonnements en ligne

EUROPAYEXPERT ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle ».

6. Origines des données

EUROPAYEXPERT collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :

  • Données fournies par le client dans le cadre d’un dossier confié à EUROPAYEXPERT (dossier client) ;
  • Cartes de visite ;
  • Fiches ou formulaires électroniques remplis par le client (feuille d’émargement, fiche de satisfaction post conférence) ;
  • Inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux) ;
  • Inscription à des événements organisés par EUROPAYEXPERT ;
  • Listes communiquées par les organisateurs d’événements ou de conférences auxquelles nous participons ;
  • Échanges via les réseaux sociaux.

7. Finalités du traitement

Selon les cas, EUROPAYEXPERT traite vos données pour les finalités suivantes :

  • Traitement des dossiers confiés à EUROPAYEXPERT ;
  • Gestion de la relation client (GRC) ;
  • Gestion des événements organisés par EUROPAYEXPERT (conférences, petits déjeuners, etc.) ;
  • Envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
  • Réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
  • Réponses à des appels d’offres publics ou privés ;
  • Envoi de vœux et autres félicitations de la part de EUROPAYEXPERT ;
  • Amélioration de nos services ;
  • Réponses à nos obligations administratives ;
  • Réalisation de statistiques.

8. Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

  • Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle
  • Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement

9. Destinataires des données

EUROPAYEXPERT s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Destinataires internes :

  • Personnel concerné (ex : service client, service marketing, service informatique)

Destinataires externes :

  • Prestataires ou services support (ex : service de traduction, prestataire informatique, reprographie, etc.)
  • Administration judiciaire, auxiliaires de justice, confrères, experts, mandataires, huissiers, enquêteurs, etc.
  • Instances ordinales
  • Administration

10. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par EUROPAYEXPERT au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui. Elle est fixée dans le cadre de sa politique de durée de conservation. Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique. Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que EUROPAYEXPERT n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

11. Droit d’accès (droit de copie)

Les clients et contacts disposent traditionnellement d’un droit de demander à EUROPAYEXPERT la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • La demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
  • La demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr

Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de EUROPAYEXPERT.

Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, EUROPAYEXPERT pourra exiger la prise en charge financière de ce supplément.

12. Droit de rectification

Les clients et contacts disposent du droit de rectifier les données à caractère personnel les concernant. Le droit de rectification se fait en ligne, au travers du site web de EUROPAYEXPERT, dans leur espace personnel, ou par courrier postal adressé à : EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr

13. Droit à l’effacement (droit à l’oubli)

Les clients et contacts disposent du droit de demander l’effacement de leurs données lorsque le traitement n’est plus nécessaire ou lorsqu’elles ne sont plus en accord avec les conditions de traitement. Pour toute demande d’effacement, le client ou le contact doit adresser sa demande à EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr.

14. Droit à la limitation du traitement

Les clients et contacts disposent également du droit de demander la limitation du traitement de leurs données, ce qui implique que EUROPAYEXPERT peut uniquement conserver les données dans les conditions prévues par le RGPD. Pour toute demande de limitation, veuillez adresser votre demande à EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr.

15. Droit d’opposition

Les clients et contacts disposent également du droit de s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel, notamment lorsque les données sont traitées pour des finalités de prospection commerciale. Pour toute demande d’opposition, veuillez adresser votre demande à EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr.

16. Droit à la portabilité

Les clients et contacts disposent du droit de recevoir les données les concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que du droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement. Pour toute demande de portabilité, veuillez adresser votre demande à EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr.

17. Sécurité des données

EUROPAYEXPERT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité des données et la protection contre les accès non autorisés, les divulgations, les altérations ou les destructions accidentelles ou illicites.

18. Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, EUROPAYEXPERT s’engage à notifier l’incident à l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant la constatation de la violation, sauf si cette violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées.

Les clients et contacts seront également informés dans les plus brefs délais en cas de violation des données susceptibles d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.

19. Réclamations

Les clients et contacts peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en cas de contestation concernant la gestion de leurs données personnelles par EUROPAYEXPERT.

La CNIL est jointe à l’adresse suivante : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France ou sur leur site web : www.cnil.fr.

20. Référent « données personnelles »

Le référent en matière de protection des données à caractère personnel chez EUROPAYEXPERT est M. Jacques DOS REIS, joignable à l’adresse suivante : EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr.

21. Modifications de la politique

La présente politique est susceptible d’évoluer. EUROPAYEXPERT s’engage à informer les clients et contacts de toute modification par le biais de notre site web ou par tout autre moyen de communication approprié.

22. Contact

Pour toute question relative à cette politique de protection des données ou pour l’exercice de vos droits, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : EUROPAYEXPERT, 21 Allée de Paris, 93400 Saint-Ouen-sur-Seine ou à l’adresse e-mail : contact@europayexpert.fr.